6 стъпки за успешно бизнес планиране и бюджетиране през 2021

Настоящата безпрецедентна здравна и икономическа криза поставя много компании пред предизвикателството да изготвят разумни прогнози за своя бизнес през следващата 2021 година.
В същото време, процесът на планиране, особено в условия на криза, е от ключово значение и има определяща роля за оцеляването на организацията. 

In this article, we have prepared 6 effective steps to successfully structure business planning to deal with the economic crisis in 2021.

1. Определете целите

Първо, дефинирайте целите на вашата компания за 2021 година. Всяка цел трябва да е количествено измерима. Това помага на вас и вашият екип  да вървите в една посока и да проследявате развитието в съответствие с плана. Както казва популярната поговорка: “Без посока всяко движение изглежда като напредък.”

Определете целите на ниво компания, базирайки се на следните опорни точки:

• стратегия за растеж / оцеляване,
• ключови продукти / пазарни ниши за 2021г.
• очаквани резултати от научноизследователска и развойна дейност
• подход и цели за придобиване и задържане на клиенти,
• рентабилност / определяне на критичния обем на продажбите
• възможности за оптимизация
• планиране на буфери за непредвидени ситуации.

Синхронизирайте тези цели с ръководителите на отделните звена, за да сте сигурни, че всички потенциални проблеми на оперативно ниво са взети под внимание.

2. Създайте финансови прогнози

Подгответе финансови прогнози за поставените цели съобразно: a) историческите данни за бизнеса ви и б) допусканията за развитието на индустрията.

Поставете ключови показатели за изпълнение (KPIs) за всяко звено в компанията въз основа на прогнозите и фирмени цели.

Използвайте исторически опит и данни за индустрията и бизнеса, но не разчитайте само на тях като универсална отправна точка. Направете оценка на всички фактори чието влияние е важно да се прецени предвид текущия икономически спад.

Съобразете финансовата прогноза за развитието на бизнеса с необходимите ресурси за осъществяването й. Планирането на растеж, развитието на нови продукти и услуги, привличането на нови клиенти изисква ясна картина за необходимите ресурси.

Синхронизирайте целите с  финансовите, човешките и технологичните ресурси, необходими за постигането им, за да осигурите финансова и оперативна жизнеспособност на вашия план за 2021г.

Обърнете специално внимание н паричните потоци. Един от първите симптоми на настъпващата криза е намаляването на ликвидността. При планирането и бюджетирането, от съществено значение е да се подсигури, че паричните потоци са в състояние да осигурят жизнеспособност през следващите 12 месеца. Изчислете бъдещи входящи и изходящи парични потоци, като вземете предвид прогнозите, условията за разплащане с клиенти и доставчици, складовите наличности и необходимия оборотен капитал.

Потенциален паричен дефицит може да бъде избегнат и контролиран при своевременно планирате на паричните потоци.

3. Използвайте ситуационен анализ (What if)

Подходът на планиране, базиран на сценарии позволява да придобиете цялостен поглед на динамиката на вашия бизнес, в зависимост от променящата се среда. Чрез този метод ръководителите могат да оценят коя посока за развитие на основните бизнес дейности е оптимално да се следва, в зависимост от различни сценарии и управленски ситуации.

В следствие на социалното и икономическото въздействие на пандемията,  някои компании преосмислят своите стратегии за сливания и придобивания и насочват вниманието си към  стратегически партньорства (алианси), придобиване на предприятия или продажба на част от бизнеса си.

Други компании се фокусират върху оптимизаця на разходите си, за да отговорят на текущото състояние на пазара, например увеличаване на разходите при регистриране на първите признаци за възстановяване на индустрията или намаляване на разходите в случай на допълнително свиване. Компаниите в по-стабилни индустрии използват като предимство разместването и преразпределянето на пазарните пластове и инвестират в разработката на нови продукти и нови технологии за бъдещето.

Във всеки случай, нашият съвет е, изпозвайте ситуационен анализ при изготвянето на вашия бизнес план, като бюджетирате ресурсите си в различни сценарии. Това ще ви позволи да формирате очаквания за бъдещето на вашия бизнес в съответствие с променящата се среда и да бъдете готови да се противопоставите на несигурността, като предприемете навременни действия в зависимост от различните възможности.

Сравняването на действителните резултати с прогнозните сценарии на месечна база ще ви осигури допълнителна обосновка за вземане на по-ефективни управленски решения, насочени към създаване на стойност и въздействие.

4. Съгласувайте очетността с целите си

Дефинирайте финансовите данни, необходими за вземането на информирани и базирани на факти решения по пътя към постигане на поставените цели. Планирайте месечни проверки, имащи за цел да открият евентуални отклонения от бюджета. Уверете се, че получавате навременни и надеждни данни в съответствие с ключовите показатели за изпълнение (KPIs), които да проследявате редовно.

Регулярното финансово отчитане и анализиране спомага за:

• набиране на данни, ориентирани към резултати в подкрепа  на управленските решения
• получаване на навременни сигнали за финансово неустойчиви операции,
• разкриването на отклонения от KPIs и прогнозите и взимане на навременни мерки,
• осигуряване на доверие пред партньорите и инвеститорите.

Не правете компромиси с финансовата си отчетност, за да сте сигурни, че вземате обосновани и информирани решения.

Както казва популярната поговорка: Може да се подобри само това, което може да се измери!

5. Използвайте бюджета!

Не изготвяйте бюджет, който да служи единствено за презентиране пред партньори и инвеститори, а след това да  бъде архивиран в някоя папка до края на годината. Използвайте го!

Бюджетът е инструмент за мениджмънта, с помощта на който да анализира действителните резултати на компанията, да ги съпоставя с първоначалния план и да предприема навременни мерки при наличие на отклонение. Бъдете няколко стъпки напред от конкурентите си, като основавате  вашите стратегически и финансови решения на качествена информация и реални данни.

6. Комуникирайте

Мотивирайте и приобщете екипа си, като споделите с тях вашата визия и стратегия за следващата година. Комуникирайте с колегите си целите на компанията, както и съответната роля на всеки член на екипа за постигането им. По време на криза е лесно екипът да загуби увереност, мотивация и насока.

Като лидер вашата роля е още по-трудна - да поддържате компанията да съществува успешно, като същевременно се грижите за мотивацията и спокойствието в организацията.

Годишното планиране е добра възможност да комбинирате двете задачи. Уверете се, че общувате с вашия екип по пътя напред и илюстрирате техния принос. Може да се изненадате от неизползвания потенциал на вашия човешки ресурс, след като се почувстват лично ангажирани в стъпките напред.

Как да осъществите всичко това?

Заинтригувани сте от концепцията да поемете контрола над бъдещето на вашата компания? Бизнес планирането и бюджетирането е първата стъпка по този труден път.

Този процес може да бъде безпроблемен за един, но предизвикателен за друг.

Ако вярвате в неговата стойност, но сте загрижени, че текущите ви възможности за финансово управление се нуждаят от подкрепа, помислете за възможността да се възползвате от услуги на изнесен финансов директор.

Доверявайки се на CFO Insights ви гарантираме, че ще получите дългосрочна подкрепа, финансово управление и експертиза,  които са гъвкави и се развиват според променящите се нужди и възможности на вашия бизнес.

Свържете се с нас: office@insightscfo.com,

   0885 29 69 76